كيف ابدأ مشروع تنسيق الحفلات..من الصفر إلى الإحترافية

 

 

 

دراسة جدوى مشروع تنسيق حفلات ومناسبات، أساسيات تنظيم الحفلات، دورات تدريبية في تنظيم الحفلات.

 

 

يرغب الكثير من الأشخاص بتأسيس مشروع خاص بهم، يحقق لهم عائداً مادياً جيداً ، ولكن بالتأكيد يجدون صعوبة في كيفية البدء والتخطيط، وماذا يحتاج هذا المشروع لينجح، أو ماذا سيكون هذا المشروع، لذلك سنقدم إليكم في هذا المقال تفاصيل عن مشروع تنسيق الحفلات والمناسبات، الذي يعتبر حالياً من المشاريع الرابحة والمطلوبة على مدار العام، فكثيرون يميلون للإلقاء بمهمة تنسيق مناسباتهم على آخرين مختصين بهذا المجال، ذلك التنسيق الذي يمتد ليشمل الزينة والإضاءة وتنسيق الطاولات وجلسات التصوير وغيرها العديد من الأمور.

أولاً: دراسة جدوى مشروع تنظيم حفلات ومناسبات

قبل البدء بأي مشروع لا بد من دراسة الجدوى الاقتصادية له، وتحديد مجموعة من الأمور الهامة وهي كالتالي:

 

_جمع البيانات

من المهم جمع و تسجيل وتحليل البيانات ذات الصلة بمشروع تنسيق الحفلات، وذلك عبر محددات الطلب والعرض و دراسة المنافسين، وتحديد القنوات التسويقية والميزانية، والاستراتيجية التسويقية التي سيتم اتباعها، وتحديد الفئة المراد استهدافها، ودراسة شاملة للتجارب السابقة في هذه المشاريع.

 

_التكاليف ومصادر التمويل

يجب تحديد رأس المال المخصص للاستثمار في مشروع تنسيق الحفلات والمناسبات، وهي التكلفة التي سيتم إنفاقها ولا تسترد خلال فترة زمنية قصيرة وبالتالي تشمل كافة المبالغ منذ بداية الفكرة وحتى بداية التشغيل، كما تعتبر مصادر التمويل هامة جداً، لبدء المشروع وتوفير الحاجة المادية النقدية اللازمة، فمثلاً قد يمول المشروع صاحبه من أمواله الخاصة، أو يتم تمويله من مؤسسات الإقراض أو البنوك أو جمعيات التنمية.

 

_الدراسة الفنية لمشروع تنسيق حفلات

يجب تحديد موقع استراتيجي للمكتب أو المكان الذي سيتم الاجتماع به لتحديد طلبات الزبون، ولكن يمكن الاستغناء عن هذا التفصيل في البداية والذهاب إلى منزل الزبون بشكل شخصي والاستماع إلى طلباته وذوقه وماذا يحب، كما تشمل الدراسة الفنية إجمالي تكاليف تجهيز مكان للمشروع في حال افتتاح شركة، وتحديد تكاليف توفير المعدات واللوازم للعمل، وتوفير اليد العاملة، وتحديد التكاليف التشغيلية التي يحتاجها المشروع خلال دورة العمل.

 

_التسويق

التسويق والترويج لأي مشروع جديد،يُعَدّ جزءاً هاماً ولا ينبغي تجاهله، ويكون ذلك من خلال إنشاء حملات تسويقية عبر مواقع التواصل الإجتماعي، بعد تحديد حجم الطلب المتوقع من الزبائن والمبيعات المتوقعة، وبالتأكيد دراسة الأسعار في السوق كي تكون قادراً على المنافسة، وتحديد القنوات التسويقية المستخدمة للترويج والإعلان حسب المنطقة والبلد.

 

كما يجب اختيار اسم ولوغو لمشروع تنسيق الحفلات والمناسبات، فهو بمثابة هوية للمشروع، ويفضل ان يكون الاسم حديثاً وعصرياً، ومفهوماً لكافة الناس.

كيف أسوق مشروعي؟ تعرف على أهم الاستراتيجيات الناجحة

ثانياً : أساسيات تنسيق الحفلات

 

_تحديد فريق التنظيم

لابد من وجود فريق منظم لكل مناسبة وحفل، يكون بمثابة المسؤول عن التنظيم والتنسيق لكل شيء يخص الحفل، بدءاً من إلقاء الكلمة في المناسبات العامة، وصولاً إلى تجهيز صالات الأفراح والمؤتمرات والمناسبات الصغيرة.

 

_ مراعاة كافة طبقات المجتمع واختلاف أذواقهم

خلال دراستكم لجدوى المشروع يجب الأخذ بعين الإعتبار أن المجتمعات متفاوتة في الحالة الاقتصادية والذائقة، ولا يفضل التركيز على طبقة واحدة وتجاهل الأخرى، لذلك يتطلب المشروع توفير كافة أنواع القاعات البسيطة والفاخرة والمتوسطة، بأسعار تناسب كل فئات المجتمع .

 

_ نوع الحفلة

مشروع تنسيق الحفلات والمناسبات يحتاج لمجموعة من الأدوات كالاضاءة، والـdj, وأجهزة الصوت، والشاشات، والكاميرات، والكراسي والطاولات والديكور وحتى الستائر، وصولاً إلى الورود وطلبات الطعام، وبالتأكيد نوع الحفلة هو الذي يحدد ماذا نحتاج، على سبيل المثال هناك مناسبات اجتماعية أو رسمية تحتاج إلى أشكال الطاولات دائرية، ومناسبات اجتماعية أخرى تحتاج إلى طاولات مستطيلة ومربعة، كما أن التنوع في أنواع الورود وألوانها وفقاً لكل مناسبة وذوق أمر ضروري.

 

_الاهتمام بنوعية الطعام والشراب

إذا كنت ستقدم ضمن مشروعك أطباقاً من الطعام أو الحلويات، فيجب الاستعانة بطباخين ماهرين، وعدم الاستهتار بهذا الجانب، فمعظم الأشخاص يقررون حجز مناسباتهم في المكان الذي يقدم طعام لذيذاً وجيداً، كما يجب الاهتمام بكيفية تنسيق الصحون والزينة واستخدام الأشكال المناسبة لكل صنف.

 

_وضع برامج للحفلات والمناسبات

يجب وضع برامج مختلفة للمناسبات، تكون متاحة لكل الفئات الاجتماعية يختار منها الزبون ما يناسبه، وفقاً لعدد الأشخاص المدعوين، ونوعية الطعام والشراب المقدمة، والتجهيزات الفنية في حال كان هناك مطرب أو dj، وتحديد ساعات المناسبة وتقسيم الفقرات في المناسبات الاجتماعية.

 

ثالثاً : دورات تدريبية في تنظيم الحفلات

يوجد الكثير من الدورات التدريبية التي تدرب على تنظيم وتنسيق الحفلات والمناسبات كافة، سواء أكانت أونلاين أو في معاهد خاصة، تفيد هذه الدورات بمعرفة الخطوات الأساسية اللازمة لتنسيق حفلة ناجحة، حيث تعتبر الخبرة والتدريب المكثف أمراً مهماً جداً لنجاح المشروع وتحقيق أهدافه، كونها تكسب المتدرب طرقاً وأساليباً فكرية جديدة تساعده على وضع حلول للمشاكل التي من الممكن أن يتعرض لها، وذلك من خلال مقابلته لأشخاص مختلفين يصغي لأفكارهم ويستفيد من خبرتهم وتجاربهم، وبشكل عام تتضمن الدورات التدريبية هذه المواضيع الأساسية :

 

– الضيافة وأنواعها.

– نوع المناسبة.

-نوع الزينة بكافة أشكالها

– الديكور.

_الأتيكيت.

– دور وزارة السياحة في هذا المجال.

– المصطلحات الأساسية الواجب معرفتها

– خدمات المعارض والمؤتمرات وخدمات Buffets.

– معرفة المشروبات و المأكولات المناسبة لكل حفل ومناسبة.

 

شبابيك _ رهف عمار